L'Archivio di Stato di Bologna è il cuore della memoria storica della città. Vi è conservata documentazione prodotta dagli uffici pubblici bolognesi, dal medioevo ai giorni nostri (il documento più antico è del 922 d.C.). Si trovano inoltre gli archivi di famiglie nobili, di chiese e conventi, di ospedali, dell'antica università, dei notai bolognesi, e un ricco materiale cartografico e catastale. Ora di questo ricco patrimonio esiste una descrizione informatica a livello generale e la banca dati è accessibile anche da remoto tramite questo sito internet.
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Il patrimonio dell'Archivio di Stato di Bologna è costituito da oltre 248.000 pezzi archivistici che coprono un arco temporale di dieci secoli dal X al XX secolo e che sono collocati su oltre 35 km di scaffalature. Questo ricco patrimonio è consultabile presso la sala di studio dell'Archivio di Stato di Bologna tramite inventari elaborati nel corso di oltre 130 anni di attività dell'istituto, e ora agli strumenti tradizionali si affianca la banca dati realizzata con un progetto pluriennale di costituzione del sistema informativo dell'Archivio bolognese. In dieci anni, dal 1996 ad oggi partendo dall'Anagrafe degli Archivi di Stato italiani, il progetto ha preso corpo ed ora la banca dati è accessibile anche da remoto tramite il sito internet dell'istituto. Sono descritti tutti i fondi conservati, complessivamente 5056 di cui la percentuale maggiore - quasi 4000 - sono fondi di notai attivi a Bologna dal XIII al XIX secolo. I dati sono presentati seguendo lo standard internazionale ISAD(G), in base al quale la descrizione è multilivellare dal livello gerarchicamente più alto (fondo) fino al livello più basso (al momento la descrizione si arresta al livello della serie o sottoserie, ma il sistema consente anche la descrizione delle unità archivistiche ed eventualmente delle unità documentarie). La banca dati quindi dovrebbe costituire la cornice generale di riferimento per i singoli inventari a disposizione in sala di studio, che in un prossimo futuro potranno essere, almeno in parte, digitalizzati e resi disponibili anche per la consultazione da remoto.
Per accedere alla banca dati occorre utilizzare il menu a destra in alto in questa pagina, che consente la ricerca per parole, la ricerca dei fondi in ordine alfabetico, la ricerca dei fondi in base all'ordine storico-cronologico e per tipologia. Di ogni fondo sono visibili la struttura (albero gerarchico dei livelli documentari descritti), una scheda breve e una scheda descrittiva più analitica, entrambe redatte secondo lo standard internazionale ISAD(G). In base alla descrizione multilivellare prevista da questo standard, per ogni fondo vi sono, oltre alla scheda relativa al fondo stesso, schede descrittive per i livelli inferiori (richiamabili tramite l'albero gerarchico/struttura). Una scheda specifica e separata è dedicata all'Archivio di Stato di Bologna in quanto archivio di concentrazione, e rinvii particolari sono evidenziati per le immagini digitali (attualmente sono disponibili 2307 immagini di documenti). Questo progetto è frutto di un lavoro di gruppo, i cui componenti sono indicati nella pagina dedicata alla responsabilità scientifica, e si pone in rapporto con altri sistemi informativi. Ad alcuni di questi sistemi siamo debitori in termini di condivisione di intenti progettuali e di proficui scambi di esperienze. Nel menu a destra è possibile accedere tramite i link ad un numero per ora limitato, ma sicuramente incrementabile, di sistemi informativi archivistici.
Non si può concludere questa presentazione senza ricordare ciò che non è stato possibile realizzare. Le scarse risorse finanziarie a disposizione infatti non hanno consentito di procedere alla descrizione separata e parallela dei soggetti produttori di archivi (enti, persone e famiglie), così come indicato dallo standard internazionale ISAAR(CPF). Il sistema adottato (DAM.Solutions) prevede la creazione di un'apposita banca dati per i soggetti produttori, ma - come si è detto - non è stato possibile usufruire di questa possibilità. L'indicazione del soggetto produttore pertanto è ora contenuta nell'apposito campo della scheda descrittiva a livello dei fondi, ma nulla di più. Ci auguriamo che in futuro sia possibile, con uno specifico progetto, procedere alla verifica e descrizione dei soggetti produttori, consentendo così la navigazione nella banca dati anche attraverso punti di accesso storico-istituzionali.
Alcune note tecniche La piattaforma informatica utilizzata (xDams) è in linguaggio XML nativo e la DTD segue lo standard EAD2002: di ciascuna scheda descrittiva è visualizzabile il formato XML. Maggiori informazioni a proposito si trovano nei documenti sul sistema informativo, visibili tramite il menu a destra.
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